درک تفاوت kpi و okr به سازمانها کمک میکند که هم به شاخصهای کلیدی عملکرد و هم به اهداف و نتایج کلیدی توجه کنند. در واقع باید گفت برای رشد یک کسبوکار همانقدر که تعیین اهداف مهم است، مشخص کردن مسیری درست و سنجش و پیگیری اهداف اهمیت دارد.
OKR و KPI هر دو ابزاری هستند که میزان موفقیت سازمانها و شرکتها را برای رسیدن به اهداف خود ارزیابی میکنند؛ پس تفاوت kpi و okr در چیست؟ پاسخ این پرسش را آژانس دیجیتال مارکتینگ جینجر به صورت کامل و جامع برای شما ارائه خواهد داد.
مفهوم KPI چیست؟
برای شناخت درست تفاوت kpi و okr بایستی در ابتدا به بررسی مفهوم آنها بپردازیم. KPI مخفف عبارت Key Performance Indicators به معنای شاخصهای کلیدی عملکرد، برای کسبوکار شما معیارهایی را ارائه میدهد که طبق آنها شما میتوانید بسنجید که در رسیدن به اهداف خود چقدر موفق هستید.
شاخصها و معیارهای KPI قابل اندازهگیری هستند و در تمام بخشها و واحدهای یک سازمان قابل اجرا است. شما میتوانید برای هر تیم یک KPI سطح پایین مشخص کنید و برای تمرکز کلی بر روی سازمان، از KPI سطح بالا بهره ببرید.
با توجه به شاخصهای کلیدی عملکرد شما در ابتدای کار و قبل از شروع هر فرایندی معیارهای مهم و اصلی کسبوکار خود را مشخص میکنید و سپس بعد از یک بازه زمانی مشخص میسنجید که چقدر در رسیدن به این معیارها و شاخصها موفق بودهاید.
مفهوم OKR چیست؟
OKR مخفف عبارت Objective & Key Results روشی است که در آن اهداف و نتایج کلیدی در بازه زمانی کوتاهمدت پیگیری و ارزیابی میشود.
بازه زمانی در OKR معمولا به صورت سه ماهه یا سالانه مشخص میشود. این روش از بالاترین سطح یک سازمان شروع میشود و به تک تک افراد یک تیم ختم میشود.
در واقع شما در این روش با مشخص بودن هدف، روی مسیر رسیدن به اهداف تمرکز میکنید. این روش از دو بخش Objective به معنای اهداف و Key Results به معنای نتایج کلیدی تشکیل شده است و یک عامل انگیزشی برای افراد یک سازمان بهحساب میآید نه بهعنوان عاملی فقط برای رصد و پایش آنها.
شما با کمک OKR قوانینی را مشخص میکنید که طبق آن کارها را اولویتبندی میکنید، همسویی آنها با یکدیگر را بررسی میکنید و نتایج مربوط به هر کار را پیگیری و ارزیابی میکنید. برای استفاده از دو ابزار OKR و KPI میتوانید از مشاوره دیجیتال مارکتینگ بهره بگیرید.
ویژگی های کلیدی KPI
بررسی ویژگیهای این دو ابزار برای بررسی تفاوت kpi و okr لازم است؛ چون در شناخت ویژگیهای هر کدام به مواردی برمیخوریم که تفاوتهای آنها قابل درک میشود. این ویژگیها شامل موارد زیر میشود:
-
قابل اندازهگیری
برای اینکه KPI مؤثر باشد، باید بتوان آن را به صورت عددی و دقیق اندازهگیری کرد. بهعنوان مثال، کاهش 10 درصدی هزینههای تولید، افزایش 5 درصدی رضایت مشتری یا افزایش 15 درصدی تعداد کاربران جدید، همگی KPI های قابل اندازهگیری هستند.
-
مرتبط بودن
برای اینکه یک KPI بتواند بهطور موثر به سازمان در دستیابی به اهداف استراتژیکش کمک کند، باید بهطور مستقیم با آن اهداف مرتبط باشد. شاخصهایی که ارتباطی با استراتژی کلی سازمان ندارند، نه تنها مفید نیستند بلکه ممکن است منابع را نیز هدر دهند.
-
قابل دسترس بودن
شاخصهای کلیدی عملکرد باید اهدافی را تعیین کنند که هم چالشبرانگیز باشند و هم در محدوده تواناییهای سازمان قرار داشته باشند. اهداف بیش از حد بلند پروازانه، ممکن است منجر به دلسردی تیمها و کاهش انگیزه شود.
-
زمان بندی شده
برای ارزیابی دقیق عملکرد، KPI ها باید دارای یک بازه زمانی مشخص باشند تا بتوان پیشرفت را در طول زمان اندازهگیری کرد. به عنوان مثال، افزایش 10 درصدی سود در سه ماهه اول سال، یک KPI با بازه زمانی مشخص است.
ویژگی های کلیدی OKR
ویژگیهای مهم و کاربردی در OKR با KPI تفاوت دارد و این ویژگیها شما را به سمت و سویی دیگر هدایت میکند. شناخت این ویژگیها به درک تفاوت kpi و okr کمک خواهد کرد. این ویژگیها عبارتاند از:
-
چالش برانگیز
با تعیین اهدافی که فراتر از حد انتظار هستند، تیم را به سمت عملکردی برتر و دستیابی به نتایج استثنایی هدایت کنید. این اهداف باید چنان جذاب باشند که اعضای تیم را به تلاش بیشتر و بهتر کردن عملکرد خود ترغیب کنند.
-
قابل اندازه گیری بودن
نتایج کلیدی باید به صورت دقیق و قابل اندازهگیری تعریف شوند تا بتوان پیشرفت را بهطور عینی سنجید. هر نتیجه کلیدی باید یک هدف عددی مشخص داشته باشد تا نشان دهد آیا به آن دست یافتهایم یا خیر. برای مثال، افزایش ۳۰ درصدی کاربران فعال هفتگی، یک معیار قابل اندازهگیری برای موفقیت است.
-
شفاف بودن
OKR ها باید به گونهای باشند که همه اعضای تیم و سازمان به راحتی به آنها دسترسی داشته و آنها را درک کنند. این شفافیت، همآهنگی و همکاری بین اعضای تیم را افزایش میدهد و به همه کمک میکند تا در جهت دستیابی به اهداف مشترک تلاش کنند.
مقالات مرتبط:
-
زمان بندی شده
OKR ها باید دارای یک جدول زمانی مشخص و منظم باشند، معمولاً به صورت فصلی یا سالانه. این بازههای زمانی مشخص به سازمانها اجازه میدهند تا پیشرفت خود را بهطور منظم ارزیابی کنند و در صورت نیاز، مسیر خود را اصلاح نمایند.
فرایند تعیین KPI
فرایند تعیین شاخص کلیدی عملکرد شامل چندین مرحله کلیدی است که هرکدام نقش مهمی در اندازهگیری و بهبود عملکرد سازمان دارند. در این فرایند، تفاوت KPI و OKR نیز باید به درستی درک شود تا شاخصهای مناسبی برای هر هدف تعیین شود.
-
تعیین اهداف سازمانی
نقطه شروع برای تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)، شناسایی اهداف بلندمدت و استراتژیک سازمان است. این اهداف باید واضح، قابل اندازهگیری و با چشمانداز کلی سازمان همسو باشند تا بتوانید پیشرفت خود را به سمت تحقق آنها ارزیابی کنید.
-
انتخاب شاخصهای مرتبط
پس از تعیین اهداف، شاخصهایی که به بهترین شکل میتوانند عملکرد در رسیدن به این اهداف را اندازهگیری کنند، انتخاب میشوند. این شاخصها باید با اهداف مشخصشده مرتبط باشند و نشاندهنده پیشرفت واقعی در جهت دستیابی به اهداف باشند.
-
تعیین معیارهای اندازه گیری
برای هر KPI، معیارهای کمی و کیفی مشخصی تعیین میشود که بتواند بهطور دقیق عملکرد را ارزیابی کند. این معیارها باید واضح و قابل اندازهگیری باشند تا به راحتی بتوان تغییرات و بهبودها را پیگیری کرد.
-
جمع آوری و تحلیل دادهها
در این مرحله، دادههای مربوط به هر KPI بهطور مستمر جمعآوری و تحلیل میشوند. این دادهها به سازمان کمک میکنند تا عملکرد واقعی خود را در مقایسه با اهداف تعیین شده ارزیابی کند و مشکلات یا فرصتهای بهبود را شناسایی کند.
-
بازبینی و اصلاح
بر اساس نتایج حاصل از تحلیل دادهها، اقدامات اصلاحی انجام میشود. در این مرحله، ممکن است نیاز به بازبینی شاخصها یا حتی اهداف باشد. بازبینی منظم KPIها کمک میکند تا اطمینان حاصل شود که شاخصها همچنان مرتبط و مؤثر هستند.
فرایند تعیین OKR
فرایند تعیین OKR شامل مراحلی است که به سازمان کمک میکند تا اهداف بلندمدت خود را با دقت بیشتری پیگیری کرده و به نتایج قابل اندازهگیری دست یابد. در این فرآیند، تفاوت KPI و OKR نیز باید مدنظر قرار گیرد تا از ابزارهای مناسب برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت استفاده شود.
-
تعیین اهداف
اولین مرحله در تعیین OKR، شناسایی اهدافی است که باید بلند پروازانه، الهامبخش و مرتبط با استراتژی کلی سازمان باشند. این اهداف باید چالشی باشند و تیمها را به تلاش بیشتر برای دستیابی به نتایج بهتر ترغیب کنند. اهداف OKR باید شفاف و قابل فهم برای همه اعضای سازمان باشند.
-
تعیین نتایج کلیدی
برای هر هدف، چندین نتیجه کلیدی (Key Results) تعیین میشود که باید دقیقاً قابل اندازهگیری و کمی باشند. این نتایج کلیدی مشخص میکنند که چگونه میتوان موفقیت در دستیابی به هدف را ارزیابی کرد. به عنوان مثال، افزایش 20 درصدی نرخ بازگشت مشتریان میتواند یک نتیجه کلیدی برای هدف بهبود تجربه مشتری باشد.
-
پیاده سازی و اجرا
OKRها معمولاً بهصورت دورهای، معمولاً سهماهه، اجرا میشوند. در این دوره، تیمها باید بهطور منظم پیشرفت خود را پیگیری کرده و اقدامات لازم برای بهبود عملکرد خود را انجام دهند. این فرایند شامل جلسات بررسی دورهای است که در آنها میزان پیشرفت بررسی و بهبودهای لازم شناسایی میشود.
-
بازبینی و ارزیابی
در پایان دوره، OKRها بازبینی و ارزیابی میشوند تا مشخص شود که چه میزان از اهداف محقق شدهاند. این بازبینی به سازمان کمک میکند تا از دستاوردهای خود درس بگیرد و زمینههای بهبود را شناسایی کند. در صورت نیاز، اهداف و نتایج کلیدی جدید برای دورههای آینده تنظیم میشوند.
تفاوت KPI و OKR چیست؟
KPI و OKR دو چارچوب مدیریتی رایج برای اندازهگیری عملکرد و تعیین اهداف سازمانی هستند. با این حال، این دو رویکرد در جنبههای مختلف ازجمله نحوه تعیین اهداف، تمرکز، تناوب بازبینی، ساختار و شفافیت و انگیزهبخشی تفاوتهای اساسی دارند. در ادامه به بررسی هر یک از این معیارها و تفاوت KPI و OKR پرداخته میشود:
-
نحوه تعیین اهداف
اهداف در KPI از پیش تعیینشده و مشخصاند و بر اندازهگیری عملکرد بر اساس شاخصهای ثابت تمرکز دارند. معمولاً KPI برای نظارت بر عملکرد جاری در فرآیندها یا پروژههای خاص استفاده میشود.
اما اهداف در OKR جسورانه و چالشبرانگیز هستند. این اهداف اغلب با هدف رشد و نوآوری سازمان تعیین میشوند و نتایج کلیدی برای اندازهگیری موفقیت آنها تعریف میگردد.
KPI بیشتر بر پایداری و عملکرد جاری تمرکز دارد، در حالی که OKR بر دستیابی به اهداف بلند پروازانه و تغییرات استراتژیک تاکید میکند.
-
تمرکز
KPI بر بهبود مستمر و نظارت بر عملکرد معیارهای خاص متمرکز است ولی OKR تمرکز بر اولویتهای کلیدی و اهدافی است که میتوانند تغییرات معناداری در سازمان ایجاد کنند. KPI معمولاً به معیارهای عملیاتی مرتبط است، اما OKR رویکردی استراتژیکتر برای دستیابی به نتایج مهم اتخاذ میکند.
مقالات مرتبط:
-
تناوب بازبینی
KPI معمولا به صورت ماهانه یا سهماهه بررسی میشود و تغییرات در آن کمتر اتفاق میافتد. OKR به صورت دورههای کوتاهمدت (معمولاً سهماهه) تنظیم و بهطور مداوم بازبینی میشود. تغییر و تنظیم OKR بخشی از فرآیند عادی است. KPI استاتیکتر و بلندمدتتر است، اما OKR انعطافپذیرتر بوده و به بازبینی مداوم نیاز دارد.
-
ساختار و شفافیت
KPI اغلب در سطوح خاصی از سازمان تعریف میشود و ممکن است در برخی موارد کاملاً شفاف نباشد. ولی OKR به شفافیت بالا نیاز دارد. اهداف و نتایج کلیدی اغلب به صورت عمومی در سازمان به اشتراک گذاشته میشوند تا همراستایی تیمها تضمین شود. OKR بر شفافیت سازمانی تاکید بیشتری دارد، در حالی که KPI ممکن است در بخشها یا تیمهای خاص محدود بماند.
-
انگیزه بخشی
KPI بیشتر بر عملکرد گذشته و حفظ استانداردها تمرکز دارد و انگیزهبخشی از طریق دستیابی به اعداد و شاخصها انجام میشود. OKR با تعیین اهداف ایده آل، تیمها را تشویق به تلاش بیشتر و نوآوری میکند. حس موفقیت از نزدیک شدن به اهداف چالشبرانگیز ایجاد میشود، حتی اگر بهطور کامل محقق نشوند.
OKR انگیزهبخشی بیشتری به دلیل طبیعت چالشبرانگیز اهداف ایجاد میکند، در حالی که KPI بیشتر بر عملکرد و انطباق با استانداردها تاکید دارد.
معیار | KPI | OKR | تفاوت |
نحوه تعیین اهداف | اهداف مشخص و از پیش تعیینشده، تمرکز بر عملکرد جاری | اهداف چالشبرانگیز و خلاقانه، تمرکز بر رشد و نوآوری | KPI بر پایداری و عملکرد جاری تأکید دارد، در حالی که OKR به تغییرات استراتژیک میپردازد. |
تمرکز | بهبود مستمر و نظارت بر معیارهای خاص | اولویت اهداف کلیدی که تغییرات معنادار ایجاد میکنند | KPI عملیاتیتر است؛ OKR استراتژیکتر و نوآورانهتر است. |
تناوب بازبینی | بازبینی ماهانه یا سهماهه، تغییرات کمتر | بازبینی مداوم در دورههای کوتاه (معمولاً سهماهه) | KPI استاتیکتر است، اما OKR انعطافپذیرتر و پویا است. |
ساختار و شفافیت | محدود به بخشها، گاهی با شفافیت کمتر | شفافیت بالا، اهداف بهصورت عمومی در سازمان به اشتراک گذاشته میشوند | OKR شفافتر و برای همراستایی تیمها طراحی شده است. |
انگیزهبخشی | تمرکز بر حفظ استانداردها و دستیابی به شاخصهای تعیینشده | تشویق به تلاش بیشتر با تعیین اهداف ایده آل | OKR انگیزه بیشتری ایجاد میکند، در حالی که KPI بیشتر بر نتایج گذشته تمرکز دارد. |
بهترین راه های استفاده ترکیبی OKR و KPI
برای ایجاد تعادل بین عملکرد عملیاتی و اهداف استراتژیک، ادغام OKR و KPI میتواند رویکردی موثر باشد. با توجه به تفاوت KPI و OKR، استفاده همزمان از این دو سیستم به سازمانها کمک میکند تا از قابلیتهای هر کدام به بهترین شکل بهره ببرند. در ادامه، بهترین شیوههای ادغام آنها توضیح داده شده است:
- OKRها و KPIهای خود را با اهداف سازمانی هماهنگ کنید.
OKR ها و KPI هایی که به استراتژی کلی سازمان متصل باشند، تضمین میکنند که تمامی فعالیتها در راستای اولویتهای اصلی شرکت انجام میشود. این هماهنگی پیشرفت مداوم به سمت اهداف کوتاهمدت و بلندمدت را تسهیل میکند.
- تعداد OKR و KPI را محدود کنید.
تعداد زیاد OKR ها و KPI ها میتواند باعث سردرگمی و کاهش تمرکز شود. برای جلوگیری از این امر، تنها بر روی شاخصها و اهدافی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند. این کار باعث صرفهجویی در منابع و سادهتر شدن مدیریت میشود.
- OKR ها و KPI ها را بهطور منظم مرور کنید.
یک برنامه بازبینی دورهای (مثلاً ماهانه یا سهماهه) تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود که KPI ها و OKR ها در هماهنگی کامل هستند. این بازبینیها کمک میکند که هر گونه تغییر یا تنظیم مورد نیاز شناسایی و اعمال شود.
- اطلاعات تیمها را درباره پیشرفت OKR و KPI بهروز نگه دارید.
همه اعضای تیم باید به اطلاعات مرتبط با OKR ها و KPI ها دسترسی داشته باشند. شفافیت در این زمینه باعث میشود تیمها نسبت به تغییرات پاسخگو باشند و عملکرد خود را بهبود دهند.
- از نرمافزارهای هدفگذاری استفاده کنید.
مدیریت دستی OKR ها و KPI ها ممکن است به خطا یا عدم دقت منجر شود. استفاده از نرمافزارهای مدیریت اهداف، مانند Trello، Asana یا Jira، امکان تنظیم، پیگیری و بهروزرسانی آسانتر را فراهم میکند و از پیچیدگیهای غیرضروری جلوگیری میکند.
- از KPI ها به عنوان مبنایی برای تعریف OKR ها استفاده کنید.
KPI ها میتوانند وضعیت فعلی عملکرد سازمان را نشان دهند و مبنایی برای تعریف OKR های آینده باشند. برای مثال، اگر KPI نشاندهنده کاهش رضایت مشتری باشد، میتوانید یک OKR چالشبرانگیز برای بهبود تجربه مشتری تعریف کنید.
- تمرکز بر تیمها و نه فقط افراد.
در حالی که KPI ها اغلب برای ارزیابی عملکرد فردی استفاده میشوند، OKR ها بیشتر بر عملکرد تیمی تأکید دارند. ترکیب این دو باعث میشود هم اهداف فردی و هم تیمی به درستی مورد توجه قرار گیرند.
- از KPI ها برای ارزیابی نتایج OKR ها استفاده کنید.
پس از اتمام یک چرخه OKR، از KPI ها برای ارزیابی نتایج استفاده کنید. این کار به شما امکان میدهد تاثیرگذاری OKR های تعیینشده را بر معیارهای عملکردی بسنجید و در صورت نیاز تنظیماتی انجام دهید. شما برای ارزیابی این نتایج میتوانید از پرامپت های ChatGPT استفاده کنید.
از OKR استفاده کنیم یا KPI؟
پرسش اصلی این نیست که از OKR استفاده کنیم یا KPI، بلکه باید بررسی کنیم که چگونه این دو روش میتوانند مکمل یکدیگر باشند. با توجه به تفاوت KPI و OKR، هر دو رویکرد نقشهای متفاوت اما همراستا در موفقیت یک کسبوکار ایفا میکنند.
به نقل از وبسایت wrike
“For example, if you’re looking to scale or improve upon a plan or project that’s been done before, KPIs might be the better option. They’re straightforward and allow you to add a measurement system to your ongoing projects and processes..”
” به عنوان مثال، اگر به دنبال مقیاسبندی یا بهبود یک برنامه یا پروژه قبلی هستید، KPI ها ممکن است گزینه بهتری باشند. آنها ساده هستند و به شما امکان میدهند یک سیستم اندازهگیری به پروژهها و فرآیندهای جاری خود اضافه کنید.”
در ادامه، نحوه استفاده از هر یک در موقعیتهای مختلف را توضیح خواهیم داد.
-
KPI نقطه شروع برای تحلیل عملکرد
KPI ابزاری است که وضعیت فعلی عملکرد سازمان را نشان میدهد. این شاخصها به مدیران کمک میکنند تا بدانند کسبوکار در چه جایگاهی قرار دارد و چه میزان به اهداف مشخص خود نزدیک شده است. برای مثال:
- اگر هدف کسبوکار، افزایش تعداد مشتریان باشد، KPI میتواند تعداد مشتریان جدید را نشان دهد.
- اگر هدف کاهش هزینههای عملیاتی باشد، KPI میتواند میزان هزینههای ماهانه را ردیابی کند.
اما چالش اینجاست که KPI صرفا دادهها و اعداد را نشان میدهد و اطلاعات مستقیمی درباره چگونگی بهبود ارائه نمیکند.
-
OKR تعیین مسیر برای بهبود و تغییر
OKR به شما کمک میکند تا از دادههای KPI استفاده کرده و به اهداف چالش برانگیز برسید. هنگامی که KPI نشان میدهد که از هدف فاصله دارید، OKRها وارد عمل میشوند و تمرکز شما را بر اقدامات مشخص و قابل اندازهگیری قرار میدهند. برای مثال:
اگر KPI نشان دهد که تعداد جلسات تیم مشتری از هدف تعیینشده (۱۰۰ جلسه در سهماهه) کمتر است، میتوانید یک OKR تعریف کنید که تمرکز آن افزایش تعداد جلسات به ۳۰۰ جلسه باشد.
OKR در این حالت به سوالاتی مانند “چگونه جلسات بیشتری برگزار کنیم؟” یا”کدام مشتریان اولویت بیشتری دارند؟” پاسخ میدهد.
-
ولی چگونه KPI و OKR مکمل یکدیگر میشوند؟
KPI وضعیت موجود را نشان میدهد به شما میگوید که آیا در مسیر درستی قرار دارید یا خیر. OKR تغییرات را هدایت میکند، اگر KPI نشاندهنده فاصله از اهداف باشد، OKRها به شما کمک میکنند مسیر مشخصی برای دستیابی به اهداف تعیین کنید.
بهعنوان مثال:
KPI: تعداد مشتریان جدید بهدستآمده در سهماهه = ۲۰۰
OKR: هدف = افزایش این تعداد به ۳۰۰ مشتری با تمرکز بر جذب مشتریان جدید از طریق تبلیغات دیجیتال و افزایش کمپینهای بازاریابی.
بهطور کلی اگر نیاز به ردیابی عملکرد جاری دارید، KPI بهترین انتخاب است. اگر به دنبال دستیابی به اهداف استراتژیک و تغییرات اساسی هستید، از OKR استفاده کنید. KPIها معمولاً بلندمدتتر و پایدارتر هستند. OKRها باید در بازههای زمانی کوتاهمدت (معمولاً سهماهه) بازبینی شوند.
همچنین OKR ها به دلیل شفافیت و اولویتبندی، برای ایجاد هماهنگی بین تیمها موثرتر هستند. KPI ها بیشتر در ارزیابی عملکرد واحدهای خاص استفاده میشوند.
کلام پایانی
در نهایت، انتخاب بین KPI و OKR به نیازهای خاص هر سازمان بستگی دارد. اگر هدف شما نظارت دقیق بر عملکرد روزانه و بهبود مستمر است، KPIها ابزار مناسبی خواهند بود؛ اما اگر به دنبال ایجاد تغییرات بزرگ و دستیابی به اهداف بلندمدت هستید، OKRها با چارچوب چابک خود میتوانند به شما در تعیین اولویتها و تمرکز بر نتایج کلیدی کمک کنند.